Il caffè è diventato uno dei simboli più evidenti dell’inflazione in Italia. Secondo i dati ufficiali del Mimit raccolti nelle province italiane, oggi un espresso al bar costa in media 1,29 €, cioè 25 centesimi in più rispetto al 2021, con un aumento del 24,2%. ( ANSA).

In alcune città l’aumento è stato ancora più marcato. Gli incrementi maggiori si sono registrati a Pescara (+49%), Parma (+41%), Bari (+39,5%) e Napoli (+37,8%).

E non si intravede ancora una diminuzione dei prezzi. In un’intervista ad Adnkronos, l’amministratrice delegata di Illycaffè, Cristina Scocchia, ha ipotizzato un ulteriore aumento del prezzo della tazzina già da gennaio. ( Adnkronos).

Per i gestori del vending questo rappresenta un doppio problema: da una parte il costo della materia prima aumenta, dall’altra i consumatori diventano sempre più sensibili al prezzo. Questo articolo propone soluzioni pratiche per proteggere i margini mantenendo stabile il fatturato, senza allontanare gli utenti dalle macchine.

Perché il vending subisce maggiormente la pressione dei prezzi

Un bar può aumentare il prezzo dell’espresso di 10 centesimi e la maggior parte dei clienti continuerà a frequentarlo. Nel vending il margine di manovra è molto più ridotto. In fabbriche e uffici un caffè al distributore costa ancora mediamente 0,40 €, mentre anche le opzioni più costose raramente superano 0,50 €. Gli operatori cercano da anni di portare il prezzo standard a 0,50 €, ma l’obiettivo è ancora lontano. Se al bar un aumento di 10 centesimi equivale a circa l’8%, nel vending rappresenta il 25%.

Anche i volumi sono sotto pressione. Secondo lo studio Jakala per CONFIDA, nel 2025 i consumi del settore vending sono scesi a 3,66 miliardi di prodotti, con un calo del 4,18% rispetto al 2024. La diminuzione ha interessato tutte le principali categorie e in particolare le bevande calde (-3,33%), che restano il cuore del settore. Il solo caffè rappresenta oltre la metà dei consumi complessivi. ( CONFIDA).

Nel frattempo, la concorrenza arriva direttamente dalle cucine delle persone. Nel 2026 le ricerche online di macchine automatiche da caffè in grani sono cresciute del 24,1%, raggiungendo addirittura un picco del +93,7% nel mese di maggio. ( Batista70). Ogni cliente che inizia a portarsi il caffè da casa rappresenta un ricavo che potrebbe non tornare mai più.

La domanda quindi non è se reagire all’aumento dei costi, ma come farlo senza perdere i clienti che usano il distributore tutti i giorni.

Sette strategie per affrontare l’aumento dei prezzi del caffè

Strategia 1: Applicare prezzi diversi a gruppi diversi di utenti

Cosa fare: Smetti di applicare a tutti lo stesso prezzo. Aumentalo dove i clienti sono meno sensibili e tutela i gruppi che acquistano ogni giorno.

Come implementarlo:

1. Dai agli utenti abituali una chiave, una tessera o un account app.(closed-loop).
2. Assegna ciascun utente a un gruppo: studenti, insegnanti, dipendenti, dirigenza.
3. Imposta prezzi differenti per ogni gruppo nel sistema di pagamento.. Chiunque sia sprovvisto di chiave (visitatori) paga il prezzo standard in contanti o con carta contactless.

Esempio: Un punto vendita all’interno di un campus scolastico vende 300 caffè al giorno a 0,40 € l’uno, generando un ricavo giornaliero di 120 €. I costi sono aumentati e il gestore ha bisogno di ricavare di più per ogni tazzina.

Il ricavo giornaliero cresce di oltre l’8% e per gli studenti – che rappresentano metà delle vendite e costituiscono il gruppo più sensibile al prezzo – non cambia assolutamente nulla. Si noti l’entità ridotta degli incrementi: cinque centesimi per la maggior parte dei gruppi, dieci per i visitatori. Nel settore della distribuzione automatica, sono proprio i piccoli ritocchi quelli che i clienti accettano.

Confrontiamo questa ipotesi con un aumento fisso a 0,45 € per tutti. Sulla carta, ciò genera un incasso di 135 €. Tuttavia, se gli studenti acquistassero anche solo il 15% di caffè in meno, i ricavi scenderebbero a circa 125 € – una cifra inferiore rispetto a quella ottenibile con la tariffazione differenziata – ed il distributore automatico perderebbe parte della sua clientela più fedele.

Strategia 2: Lascia che il datore di lavoro paghi una parte del prezzo.

Cosa fare: negli uffici, nelle fabbriche e negli ospedali, offri al cliente la possibilità di sovvenzionare il caffè per il proprio personale.

Come implementarlo:

1. Concorda con il cliente quali gruppi riceveranno un benefit e in quale misura.
2. Imposta un prezzo più basso alla macchina per quei gruppi.
3. Fattura la differenza al datore di lavoro ogni mese.

Risultato: I dipendenti pagano meno, l’azienda offre un benefit tangibile e il gestore incassa il prezzo pieno per ogni tazza. Nell’esempio del campus citato in precedenza, la direzione paga 0,25 € alla macchina, mentre il gestore ne guadagna 0,50 €.

Strategia 3: Applica uno sconto alle fasce orarie di bassa affluenza e mantieni la tariffa piena per le fasce di punta.

Cosa fare: usa la leva del prezzo per spostare le vendite dalle fasce orarie di punta a quelle più tranquille, come l’ora di pranzo o la fascia serale.

Come implementarlo:

1. Controlla i dati di vendita su base oraria per individuare i momenti di minore affluenza.
2. Applica un piccolo sconto solo per quelle fasce orarie: ad esempio, una riduzione di 5 centesimi tra le 15:00 e le 17:00, oppure dopo le 18:00 per i turni notturni.
3. Informa i clienti. Con un’app di pagamento mobile come Pay4Vend, gli utenti vedono l’offerta sul proprio telefono non appena ha inizio.
4. Mantieni la tariffa piena per la fascia oraria di punta del mattino.

Esempio: Un distributore automatico vende 20 caffè tra le 15:00 e le 17:00 a 0,40 €, per un totale di 8 €. Con uno sconto di 5 centesimi, le vendite salgono a 35 caffè a 0,35 €, per un totale di 12,25 €. Stessa macchina, stessa fascia oraria, oltre il 50% di ricavi in ​​più.

I gestori lavorano già in questo modo. Il Gestore del Regno Unito Broderick’s utilizza Pay4Vend per lanciare istantaneamente promozioni basate su posizione, orario e condizioni meteorologiche. Lo sconto per le fasce orarie di minore affluenza smette di essere una semplice impostazione della macchina e diventa una campagna attivabile direttamente dalla tua scrivania.

Cambia anche il messaggio rivolto ai clienti. Invece di “il caffè costa di più”, diventa “il caffè costa meno quando sei tu a scegliere”.

Per ulteriori esempi concreti di prezzi basati su orari e posizione, consulta l’articolo di Vendon “5 strategie di prezzo realmente utilizzate dai gestori“.

Strategia 4: Premia le ricariche e la frequenza

Cosa fare: offri ai clienti abituali un motivo per affezionarsi al distributore automatico prima di comprare.

Come implementarlo:

1. Offri un bonus di ricarica, ad esempio 1 € di credito extra per ogni 20 € caricati su chiave, carta o app.
2. Rendi semplice la ricarica. Con l’app Pay4Vend, gli utenti possono effettuare ricariche utilizzando monete o banconote direttamente alla macchina, oppure tramite Satispay, carte di credito o Apple Pay.
3. Aggiungi una semplice regola di fidelizzazione, come un caffè in omaggio ogni dieci.

Esempio: il gestore italiano Selda sfrutta le funzionalità bonus di Coges Engine per offrire ai clienti un motivo per tornare: chiunque effettui 10 acquisti con la propria MyKey nell’arco della stessa settimana riceve automaticamente un caffè in omaggio. Si tratta della regola di fidelizzazione citata in precedenza, che opera in totale autonomia.

Risultato: Il gestore incassa il denaro in anticipo e il cliente ha già deciso dove prenderà i prossimi venti caffè. Avendo del credito sull’app o sulla propria chiave, è molto meno probabile che inizi a portarsi il caffè da casa. Leggi di più su Perché i gestore esperti del settore vending continuano a fidarsi dei sistemi a circuito chiuso.

Strategia 5: Aggiungi un caffè di qualità superiore invece di aumentare quello base

Cosa fare: Non puntare a migliorare il caffè ovunque. Individua i luoghi in cui le persone si aspettano già un caffè di qualità superiore e proponi un’offerta premium con un listino prezzi dedicato.

Come implementarlo:

1. Dividi le tue locazioni. Un reparto produttivo, una scuola o un magazzino richiedono un prezzo equo e semplice. Una sede aziendale, un centro direzionale o la hall di un hotel si rivolgono a un pubblico diverso.
2. Nelle location di fascia alta, aumenta l’offerta, non solo il prezzo: una miscela 100% Arabica o una miscela speciale, bevande a base di latte fresco e un distributore automatico moderno con un menu intuitivo.
3. Assegna a quelle macchine un listino prezzi premium e mantieni le postazioni standard su quello standard.

Esempio: Un gestore serve uno stabilimento produttivo e la sede centrale di una società di consulenza. Nello stabilimento, i lavoratori cercano un caffè rapido ed economico e badano a ogni centesimo; nella sede centrale, invece, il personale e i clienti si aspettano un caffè di qualità. Un prezzo più elevato comporterebbe una perdita di volumi per lo stabilimento, mentre un’offerta premium presso la sede centrale è esattamente ciò che i clienti si aspettano in quel contesto.

Perché funziona: I clienti italiani dei distributori automatici si stanno già orientando verso la qualità. Il caffè in grani rappresenta ormai l’88% del caffè erogato dai distributori automatici in Italia e CONFIDA segnala una crescente attenzione alla qualità della miscela e all’esperienza di acquisto. CONFIDA). Una miscela di alta qualità comporta costi di acquisto più elevati per il gestore; pertanto, risulta vantaggiosa solo laddove i clienti ne apprezzino il valore. Nelle location giuste, consente di aumentare il prezzo della singola tazzina senza dover modificare l’offerta di caffè standard altrove.

Strategia 6: Taglia i costi che puoi controllare.

Cosa fare: I prezzi del caffè sfuggono al tuo controllo. Molti costi operativi, invece, no.

Come implementarlo:

1. Induci un maggior numero di clienti a passare dalle monete a chiavette, tessere e pagamenti tramite app. Meno contante significa meno operazioni di prelievo, meno conteggi e meno viaggi in banca.
2. Utilizza il monitoraggio remoto delle macchine per rifornire in base ai livelli di scorte reali, non a programmi fissi. Meno visite non necessarie significano minori costi di carburante e manodopera. Vendon spiega come in Adattarsi ai cambiamenti come gestore di distributori automatici.

Risultato: ogni euro risparmiato sulle attività è un euro che non deve provenire da un aumento di prezzo.

Strategia 7: Valuta le tue ricette per il caffè

Cosa fare: Verifica quanti grammi di caffè utilizza effettivamente ogni macchina per singola bevanda. Piccole differenze nella ricetta si traducono in chili di caffè in più ogni mese.

Inizia con tre domande:

1. Sai quanti grammi di caffè utilizzano le tue macchine per un espresso, un cappuccino e un americano?
2. La ricetta è la stessa su ogni macchina o ogni tecnico l’ha impostata in modo diverso?
3. La quantità è superiore a quella necessaria per ottenere il gusto desiderato?

Come implementarlo:

1. Elenca le ricette per ogni macchina: grammi per espresso, cappuccino, americano ed eventuali altre bevande a base di caffè.
2. Confrontale. La stessa bevanda dovrebbe prevedere la stessa dose ovunque, a meno che non vi sia un motivo evidente per non farlo.
3. Stabilisci una dose obiettivo per ogni bevanda e regola le macchine che ne consumano di più. Verifica anche la taratura dei macinacaffè, poiché un macinacaffè usurato può alterare la dose.
4. Assaggia prima e dopo. L’obiettivo è ridurre gli sprechi, non la qualità.

Esempio: Un gestore controlla cinque macchine e rileva dosi di caffè espresso comprese tra 7 e 9 grammi. Allineare tutte le macchine allo stesso valore obiettivo consente di risparmiare caffè su ogni tazzina: anche solo un grammo in meno per tazzina, su una macchina che eroga 300 caffè al giorno, si traduce in un risparmio di circa 6,6 kg di caffè al mese.

La vera domanda è: chi paga l’aumento e quando?

È probabile che i prezzi del caffè rimangano elevati ancora per un po’. Tuttavia, i gestori non sono costretti a scegliere tra margini e clienti: la scelta è tra un aumento lineare, che tratta tutti allo stesso modo, e uno intelligente, che chiede alle persone giuste di pagare al momento giusto.

413

I sistemi di pagamento a circuito chiuso – come le chiavi MyKey, i borsellini prepagati e l’app Pay4Vend – rendono possibile la maggior parte di queste sette strategie. Consentono ai gestori di differenziare i prezzi in base alla categoria di utente, suddividere i costi con i datori di lavoro, applicare sconti nelle fasce orarie a bassa affluenza, premiare le ricariche e la fidelizzazione, oltre a ridurre la gestione del contante. Il cliente abituale continua a tornare, quello occasionale paga il prezzo pieno e i ricavi tengono il passo con l’aumento dei costi. Scopri di più sui Sistemi di pagamento Coges

Pronto a definire i prezzi in modo più intelligente?

Ogni locazione è diversa. Il mix ideale di listini prezzi, sconti per le fasce orarie a bassa affluenza, programmi fedeltà e promozioni via app dipende da chi utilizza i tuoi distributori e in quali momenti. Se vuoi scoprire come queste soluzioni possano adattarsi alle tue sedi, il team di Coges può aiutarti a definire la configurazione più adatta, spaziando dalle chiavi MyKey e dai conti prepagati fino all’app Pay4Vend.

Parla con il team Coges →

Fonti

• ANSA: l’espresso costa 1,29 €, +24,2% dal 2021 (agosto 2026)
• Adnkronos: intervista all’amministratore delegato di Illycaffè Cristina Scocchia
• CONFIDA: dati settore vending 2025, Venditalia 2026
• Batista70: ricerche di macchine da caffè domestiche su Trovaprezzi.it (settembre 2026)
• Comunicaffè: i prezzi del caffè e l’analisi del costo per tazza de Il Fatto Alimentare
• Comunicaffè: studio CONFIDA sui consumi del vending 2025