Kaffee ist zu einem der deutlichsten Symbole für die Inflation in Italien geworden. Laut offiziellen Daten des italienischen Statistikamtes Mimit, die in den italienischen Provinzen erhoben wurden, kostet ein Espresso in der Bar jetzt durchschnittlich 1,29 €, 25 Cent mehr als im Jahr 2021, ein Anstieg von 24,2 %. ANSA).

In einigen Städten fällt der Anstieg deutlich stärker aus. Den steilsten Anstieg verzeichnete Pescara, wo der Preis für eine Tasse seit 2021 um 49 % gestiegen ist, gefolgt von Parma (+41 %), Bari (+39,5 %) und Neapel (+37,8 %).

Und eine Entlastung ist nicht in Sicht. Im Gespräch mit Adnkronos äußerte Illycaffè-CEO Cristina Scocchia die Möglichkeit einer weiteren Preiserhöhung für eine Tasse Kaffee im Januar ( Adnkronos).

Für Betreiber von Verkaufsautomaten stellt dies ein zweifaches Problem dar: Der Einkauf von Kaffee ist teurer geworden, und die Kunden achten stärker denn je auf den Preis. Dieser Artikel beleuchtet praxisnahe Lösungsansätze für beide Aspekte – die Sicherung der Margen und die Aufrechterhaltung des Umsatzes –, ohne die Kunden vom Automaten zu verschrecken.

Warum der Vending-Bereich stärker unter Druck steht

Eine Bar kann den Preis für einen Espresso um zehn Cent anheben, und die meisten Stammgäste werden trotzdem weiterhin kommen. Im Automatenbereich ist der Spielraum deutlich geringer. In Fabriken und Büros kostet ein Kaffee aus dem Automaten nach wie vor rund 0,40 Euro, und selbst die teuersten Varianten liegen selten über 0,50 Euro. Betreiber versuchen seit Jahren, den Preis für den Standardkaffee auf 0,50 Euro zu heben – doch dieses Ziel scheint noch in weiter Ferne zu liegen. In der Bar entsprechen zehn Cent einer Preiserhöhung von 8 Prozent; am Automaten sind es 25 Prozent.

Die Absatzmengen stehen bereits unter Druck. Laut einer Studie von Jakala im Auftrag von CONFIDA sank der Konsum von Verkaufsautomatenartikeln bis 2025 auf 3,66 Milliarden Artikel, ein Rückgang von 4,18 % gegenüber 2024. Der Rückgang betraf alle wichtigen Kategorien, angefangen bei Heißgetränken (-3,33 %), die nach wie vor das Herzstück des Verkaufsautomatenmarktes bilden, wobei allein Kaffee mehr als die Hälfte des Gesamtverbrauchs ausmacht. CONFIDA).

Gleichzeitig steht die Alternative auf den Küchentheken der Menschen. Die Suchanfragen nach Kaffeevollautomaten auf Trovaprezzi.it stiegen bis 2026 um 24,1 % und erreichten im Mai einen Wert von +93,7 % ( Batista70). Jeder Kunde, der dazu übergeht, seinen Kaffee von zu Hause mitzubringen, bedeutet einen Umsatz, der womöglich nie zurückkehrt.

Die Frage ist also nicht, ob man auf steigende Kosten reagieren sollte. Es geht vielmehr darum, wie man dies tut, ohne die Menschen zu verlieren, die die Maschine täglich nutzen.

Sieben Möglichkeiten, sich auf steigende Kaffeepreise einzustellen

Möglichkeit 1: Unterschiedlichen Nutzergruppen unterschiedliche Preise berechnen

Was zu tun: Hören Sie auf, allen denselben Preis zu berechnen. Erhöhen Sie ihn dort, wo die Kunden am wenigsten preissensibel sind, und schonen Sie die Gruppen, die täglich einkaufen.

So richten Sie es ein:

1. Stellen Sie regelmäßigen Nutzern einen persönlichen Schlüssel, eine Karte oder ein App-Konto (Closed-Loop-System) zur Verfügung.
2. Weisen Sie jeden Benutzer einer Gruppe zu: Schüler, Lehrkräfte, Mitarbeitende, Führungskräfte.
3. Legen Sie im Zahlungssystem für jede Gruppe einen eigenen Preis fest.. Wer keinen Schlüssel hat (Besucher), zahlt den Standardpreis bar oder per kontaktloser Karte.

Beispiel: Auf einem Schulcampus werden täglich 300 Tassen Kaffee zum Preis von 0,40 € verkauft, was einem Tagesumsatz von 120 € entspricht. Da die Kosten gestiegen sind, muss der Betreiber pro Tasse mehr einnehmen.

Der Tagesumsatz steigt um mehr als 8 %, während sich für die Studierenden – die für die Hälfte aller Verkäufe stehen und die preissensibelste Gruppe darstellen – absolut nichts ändert. Man beachte, wie gering die Schritte sind: fünf Cent für die meisten Gruppen, zehn für Besucher. Im Automatenverkauf sind es gerade diese kleinen Schritte, die von den Kunden akzeptiert werden.

Vergleichen Sie dies mit einer pauschalen Erhöhung auf 0,45 € für alle. Auf dem Papier bringt das 135 € ein. Wenn Studierende jedoch nur 15 % weniger Kaffee kaufen, sinkt der Umsatz auf etwa 125 € – also unter den Wert bei der Gruppenpreisgestaltung –, und der Automat verliert einen Teil seiner treuesten Kunden.

Möglichkeit 2: Lassen Sie den Arbeitgeber einen Teil des Preises übernehmen.

Vorgehensweise: Bieten Sie Kunden in Büros, Fabriken und Krankenhäusern die Möglichkeit, den Kaffee für ihre Mitarbeiter zu subventionieren.

So richten Sie es ein:

1. Vereinbaren Sie mit dem Kunden, welche Gruppen einen Zuschuss erhalten und in welcher Höhe.
2. Stellen Sie am Automaten einen niedrigeren Preis für diese Gruppen ein.
3. Stellen Sie dem Arbeitgeber die Differenz monatlich in Rechnung.

Ergebnis: Die Mitarbeiter zahlen weniger, das Unternehmen bietet einen sichtbaren Vorteil und der Betreiber erhält den vollen Preis pro Tasse. Im oben genannten Beispiel auf dem Campus zahlt die Geschäftsleitung 0,25 € am Automaten, während der Betreiber 0,50 € einnimmt.

Möglichkeit 3: Rabatt für ruhige Zeiten, voller Preis zu Spitzenzeiten

Was zu tun ist: Nutzen Sie die Preisgestaltung, um Verkäufe von stark frequentierten Zeiten in ruhigere Phasen zu verlagern, etwa in die Mittagszeit oder die Abendschicht.

So richten Sie es ein:

1. Überprüfen Sie die Verkaufsdaten auf Stundenbasis, um die ruhigen Zeiten zu ermitteln.
2. Legen Sie für diese Stunden einen kleinen Rabatt fest – zum Beispiel 5 Cent Nachlass zwischen 15:00 und 17:00 Uhr oder nach 18:00 Uhr für Nachtschichten.
3. Informieren Sie Ihre Kunden. Mit einer mobilen Zahlungs-App wie Pay4Vend sehen Nutzer das Angebot auf ihrem Smartphone, sobald es startet.
4. Behalten Sie den vollen Preis für den morgendlichen Stoßverkehr bei.

Beispiel: Ein Automat verkauft zwischen 15:00 und 17:00 Uhr 20 Tassen Kaffee zu je 0,40 € – das entspricht 8 €. Bei einem Preisnachlass von 5 Cent steigt der Absatz auf 35 Tassen zu je 0,35 €; das ergibt 12,25 €. Derselbe Automat, dieselbe Zeitspanne, aber mehr als 50 % mehr Umsatz.

Betreiber arbeiten bereits auf diese Weise. Der britische Betreiber Broderick’s nutzt Pay4Vend, um unmittelbar Aktionen zu starten, die auf Standort, Tageszeit und Wetter basieren. Ein Rabatt für ruhige Tageszeiten ist somit keine bloße Geräteeinstellung mehr, sondern eine Kampagne, die sich bequem vom Schreibtisch aus aktivieren lässt.

Auch die Botschaft an die Kunden ändert sich. Statt „Kaffee ist teurer“ heißt es nun: „Kaffee ist günstiger, wenn Sie sich dafür entscheiden.“

Weitere praxisnahe Beispiele für zeit- und standortbasierte Preisgestaltung finden Sie in dem Artikel von Vendon: „5 Preisstrategien, die Betreiber tatsächlich nutzen“.

Möglichkeit 4: Belohnung für Aufladungen und Nutzungshäufigkeit

Was zu tun ist: Geben Sie Stammkunden einen Grund, sich schon vor dem Kauf für das Gerät zu entscheiden.

So richten Sie es ein:

1. Bieten Sie einen Aufladebonus an, zum Beispiel 1 € zusätzliches Guthaben für jede 20 €, die auf einen Schlüssel, eine Karte oder in einer App aufgeladen werden.
2. Machen Sie das Aufladen einfach. In der Pay4Vend-App können Nutzer ihr Guthaben am Automaten mit Münzen oder Geldscheinen sowie per PayPal, Kreditkarte oder Apple Pay aufladen.
3. Fügen Sie eine einfache Treue-Regel hinzu, wie zum Beispiel einen Gratis-Kaffee nach jeweils zehn Tassen.

Beispiel: Der italienische Betreiber Selda nutzt die Bonusfunktionen von Coges Engine, um Kunden einen Anreiz für einen erneuten Besuch zu bieten: Wer innerhalb einer Woche zehn Einkäufe mit seinem MyKey tätigt, erhält automatisch einen Gratiskaffee. Hierbei handelt es sich um die oben genannte Treue-Regel, die vollautomatisch abläuft.

Ergebnis: Der Betreiber kassiert im Voraus, und der Kunde hat sich bereits entschieden, woher die nächsten zwanzig Kaffees stammen sollen. Dank des Guthabens in der App oder auf dem Schlüssel ist die Wahrscheinlichkeit deutlich geringer, dass er seinen Kaffee von zu Hause mitbringt. Sie mehr darüber, Wrum erfahrene Vending-Betreiber weiterhin auf Closed-Loop-Systeme setzen.

Möglichkeit 5: Einen Premium-Kaffee hinzufügen, anstatt den Preis für den Standardkaffee zu erhöhen.

Was zu tun: Werten Sie das Kaffeeangebot nicht überall auf. Identifizieren Sie die Standorte, an denen die Kunden bereits besseren Kaffee erwarten, und bieten Sie dort ein Premium-Sortiment mit eigener Preisliste an.

So richten Sie es ein:

1. Differenzieren Sie Ihre Standorte. Für eine Werkshalle, eine Schule oder ein Lagerhaus ist ein fairer, einfacher Preis angemessen. Bei einer Unternehmenszentrale, einem Geschäftszentrum oder einer Hotellobby haben Sie es mit einem anderen Publikum zu tun.
2. Werten Sie an erstklassigen Standorten das Angebot auf, nicht nur den Preis: Setzen Sie auf 100 % Arabica oder eine Specialty-Mischung, Getränke mit frischer Milch sowie eine moderne Maschine mit übersichtlicher Menüführung.
3. Weisen Sie diesen Maschinen eine Preisliste für Premium-Standorte zu und belassen Sie Standard-Standorte bei der Standard-Preisliste.

Beispiel: Ein Betreiber versorgt sowohl einen Produktionsbetrieb als auch die Zentrale eines Beratungsunternehmens. Im Werk wünschen sich die Mitarbeiter schnellen, preiswerten Kaffee und achten auf jeden Cent; in der Zentrale erwarten Belegschaft und Kunden hingegen guten Kaffee. Ein höherer Preis würde das Absatzvolumen im Werk beeinträchtigen, während ein Premium-Angebot am Hauptsitz genau das ist, was die dortigen Kunden erwarten.

Warum es funktioniert: Italienische Automatenkunden tendieren bereits zu Qualität. Ganze Kaffeebohnen machen mittlerweile 88 % des in Italien aus Automaten angebotenen Kaffees aus, und CONFIDA berichtet von wachsendem Interesse an der Qualität der Kaffeemischung und dem Einkaufserlebnis. CONFIDA). Der Einkauf einer Premium-Mischung ist für den Betreiber teurer; sie lohnt sich daher nur dort, wo Kunden sie zu schätzen wissen. An den richtigen Standorten steigert sie den Preis pro Tasse, ohne den Standardkaffee an anderen Orten zu beeinflussen.

Möglichkeit 6: Senken Sie die Kosten, die Sie beeinflussen können.

Was zu tun: Auf die Kaffeepreise haben Sie keinen Einfluss. Auf viele Betriebskosten hingegen schon.

So richten Sie es ein:

1. Bewegen Sie mehr Kunden dazu, von Münzen auf Schlüssel, Karten und App-Zahlungen umzusteigen. Weniger Bargeld bedeutet weniger Bargeldabholungen, weniger Zählaufwand und weniger Bankgänge.
2. Nutzen Sie die Fernüberwachung Ihrer Maschinen, um die Befüllung anhand des tatsächlichen Lagerbestands und nicht nach festen Zeitplänen vorzunehmen. Weniger unnötige Fahrten bedeuten geringere Kraftstoff- und Arbeitskosten. Wie das funktioniert, erläutert Vendon im Beitrag Anpassung an Veränderungen als Vending-Betreiber.

Ergebnis: Jeder im operativen Bereich eingesparte Euro ist ein Euro, der nicht durch eine Preiserhöhung aufgebracht werden muss.

Möglichkeit 7: Überprüfen Sie Ihre Kaffeerezepte

Was zu tun: Überprüfen Sie, wie viele Gramm Kaffee jede Maschine tatsächlich pro Getränk verbraucht. Kleine Unterschiede im Rezept summieren sich monatlich zu Kilogramm an Kaffee.

Beginnen Sie mit drei Fragen:

1. Wissen Sie, wie viele Gramm Kaffee Ihre Maschinen für einen Espresso, einen Cappuccino und einen Americano verwenden?
2. Ist das Rezept bei jeder Maschine gleich, oder hat es jeder Techniker anders eingestellt?
3. Ist die Dosierung höher, als für den gewünschten Geschmack erforderlich ist?

So richten Sie es ein:

1. Listen Sie die Rezepturen für jede Maschine auf: Gramm pro Espresso, Cappuccino, Americano und jedem weiteren Kaffeegetränk.
2. Vergleichen Sie sie. Für dasselbe Getränk sollte überall dieselbe Dosierung verwendet werden, es sei denn, es gibt einen triftigen Grund, dies nicht zu tun.
3. Legen Sie für jedes Getränk eine Zieldosierung fest und justieren Sie die Maschinen, die mehr Pulver verbrauchen. Überprüfen Sie auch die Kalibrierung der Mahlwerke, da ein verschlissenes Mahlwerk die Dosierung verändern kann.
4. Probieren Sie vorher und nachher. Das Ziel ist es, Abfall zu reduzieren, nicht die Qualität.

Beispiel: Eine Bedienkraft überprüft fünf Maschinen und stellt fest, dass die Espressomengen zwischen 7 und 9 Gramm variieren. Die Einstellung aller Maschinen auf denselben Sollwert spart bei jeder Tasse Kaffee ein. Selbst eine Einsparung von nur 1 Gramm pro Tasse bedeutet bei einer Maschine, die täglich 300 Tassen Kaffee ausgibt, eine Ersparnis von rund 6,6 kg Kaffee im Monat.

Die eigentliche Frage: Wer zahlt die Erhöhung, und wann?

Die Kaffeepreise dürften noch einige Zeit hoch bleiben. Doch Anbieter sind nicht gezwungen, sich zwischen Margen und Kunden zu entscheiden. Die Wahl besteht vielmehr zwischen einer pauschalen Preiserhöhung, die alle gleich behandelt, und einer intelligenten Lösung, bei der die richtigen Kunden zum richtigen Zeitpunkt zur Kasse gebeten werden.

Geschlossene Bezahlsysteme – wie MyKey-Schlüssel, Prepaid-Konten und die Pay4Vend-App – ermöglichen die meisten dieser sieben Ansätze. Sie erlauben es Betreibern, Preise nach Nutzergruppen zu staffeln, Kosten mit Arbeitgebern zu teilen, Rabatte für ruhige Zeiten zu gewähren, Guthabenaufladungen und Kundentreue zu belohnen sowie den Bargeldverkehr zu reduzieren. Stammkunden kommen immer wieder, Gelegenheitskunden zahlen den vollen Preis, und die Einnahmen halten mit den steigenden Kosten Schritt. Entdecken Sie alle Bezahlsysteme von Coges.

Bereit für intelligentere Preisgestaltung?

Jeder Standort ist anders. Die optimale Kombination aus Preislisten, Rabatten für ruhigere Zeiten, Treueboni und App-Aktionen hängt davon ab, wer Ihre Automaten wann nutzt. Wenn Sie erfahren möchten, wie sich diese Ideen an Ihren Standorten umsetzen lassen, unterstützt Sie das Team von Coges dabei, die passende Lösung zu finden – von MyKey-Schlüsseln und Prepaid-Konten bis hin zur Pay4Vend-App.

Sprechen Sie mit dem Coges-Team →

Quellen

• ANSA: Ein Espresso kostet 1,29 € – ein Anstieg von 24,2 % seit 2021 (Stand: August 2026).
• Adnkronos: Interview mit Cristina Scocchia, CEO von Illycaffè
• CONFIDA: Daten zum Vending-Sektor 2025, Venditalia 2026
• Batista70: Suchanfragen nach Kaffeemaschinen für den Hausgebrauch auf Trovaprezzi.it (September 2026)
• Comunicaffè: Kaffeepreise und Kosten-pro-Tasse-Analyse von Il Fatto Alimentare
• Comunicaffè: CONFIDA-Studie zum Automatenkonsum 2025